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¿Cómo implementar una base de datos comercial?

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base de datosPara que una base de datos sea útil es imprescindible que esté siempre actualizada

Las bases de datos son la principal herramienta para llevar a cabo cualquier acción comercial: lanzamiento de un nuevo producto, concertación de visitas, envío de información, promociones… Por ello, si la herramienta no está bien afinada, el resultado va a ser previsiblemente malo.

Tanto si ya disponemos de una base de datos como si vamos a comprar una, lo primero que hay que hacer antes de meternos en materia y comenzar con la campaña, es asegurarnos de que al menos el 80% de los registros de la base de datos es bueno. Para ello, es necesario invertir una serie de recursos y tiempo.

Hay que ser conscientes de que la creación de una base de datos lleva tiempo, y que los primeros registros que creamos años atrás, es muy probable que ya no sean buenos por diferentes razones: el correo electrónico ha cambiado, la persona que estaba en determinado puesto ya no está, el teléfono no existe, etc. Todos estos errores no sólo nos van a hacer perder tiempo, sino que también van a echar a perder el trabajo invertido en la preparación de la campaña.

¿Cómo implementar y mantener actualizada una base de datos? Como hemos dicho antes, hacer este trabajo requiere la dedicación de tiempo y recursos: hay que asegurarse registro por registro de que los datos son correctos y de reemplazarlos en caso de que no sea así. Para ello, hay que realizar un trabajo de campo de llamadas en el que se depure y se valide la información. Una vez finalizada esta tarea, el alcance y los resultados de la campaña serán mucho más satisfactorios:

-          Se amplía el mercado potencial al que nos dirigimos: en el trabajo de campo para la implementación de una base de datos, ésta se enriquece considerablemente ya que se indaga para obtener los datos del interlocutor válido al que estamos buscando.

-          Aumentan los niveles de recepción de información. La depuración de la base de datos elimina los registros erróneos, por lo que la información que desea compartir no se pierde por el camino y llega a la persona indicada.

-          Mejora la eficacia de las acciones comerciales. Disponer de una base de datos con un alto porcentaje de registros buenos optimiza todos los recursos invertidos en la campaña, pues la finalidad última es comunicarnos con las personas adecuadas para hacerles llegar determinada información. Si logramos esto, habremos conseguido uno de los objetivos más importantes.

Para disponer siempre de una buena base de datos, hay que realizar un trabajo continuo de mejora (actualización de datos) y enriquecimiento (incorporación de nuevos registros e información). Gran parte de las acciones comerciales que llevemos a cabo van a depender de la calidad de nuestra base de datos, por ello debe ser uno de los activos más valiosos de la empresa. 

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