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¿Cuál es el paso más importante para organizar un evento?

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La confirmación de asistencia nos ayudará a optimizar recursos

Para que la organización de un evento, jornada, acto, conferencia,… sea un éxito para tu empresa,  la confirmación de asistencia de los invitados resultará fundamental para una buena planificación.

Según la RAE, la organización es: “Asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines.” pero… ¿cómo disponer y preparar un evento si no sabemos el volumen de esta “asociación de personas”?

Para los organizadores de cualquier evento es fundamental  conocer cuántos  invitados van a acudir por 2 motivos principalmente:

 – Por cuestión de protocolo y ordenación de los invitados: clientes, potenciales clientes, amigos,.. Todos han de encontrase como “en su casa” para disfrutar de la velada de la mejor manera posible y el trato y atención que les demos desde su llegada estará directamente relacionado con su satisfacción final.

- Para  saber realmente los recursos que vamos a necesitar para la correcta planificación del acto, y en definitiva, cuánto nos va a costar. Por ejemplo: ¿sería eficiente congregar a 20 invitados en una sala con una aforo de 500? Seguramente, lo único que conseguiremos será que nuestro evento de la sensación que ha sido un fracaso y que nadie ha querido acudir. Más de uno de lo que están, incluso, pensará “¿Qué hago yo aquí si no ha venido nadie? Aún estoy a  tiempo de irme por donde he venido…”.

¿Y si por el contrario tratamos de congregar a 500 en una sala de 20? ¿Transmitirá la imagen de que ha sido un éxito de afluencia? Más bien todo lo contrario. En este caso el caos está garantizado y nuestro evento, desde luego, lo recordarán siempre nuestros clientes como un claro ejemplo de mala organización. Paralelamente,  el concepto que han percibido de “como organizamos las cosas”  lo trasladarán a la organización de nuestra empresa, o mejor dicho, a la “desorganización” de nuestra empresa.

El dinero que vamos a invertir en la organización tiene que ser el justo y necesario: aforo del recinto, catering, material informativo, obsequios conmemorativos…. y en definitiva toda la logística que gira en torno a la celebración, estará directamente ligada con el  número real de asistentes que vayamos a congregar. Podemos enviar cientos y miles de invitaciones a diestro y siniestro, pero si no sabemos quién vendrá, al final no sabemos nada.

Algunos clientes, potencialmente interesados en acudir, no asistirán simplemente porque ni se han enterado de la convocatoria: no llegan a ver la invitación debido a esos cientos y miles de mails que reciben a diario y esos cientos y miles de folletos publicitarios que llegan a su mesa. Otros, simplemente lo olvidan al minuto de haber  recibido la información. Quizás, en otros muchos casos, recibirá la invitación el interlocutor “no válido” y no aquel al que realmente iba destinada tal invitación, por lo que ya sabemos su destino:  la papelera. Por último también los hay que acudirán en “pequeña comitiva”   desde su empresa para sentirse arropado por los suyos y donde esperamos a uno aparecerán “ciento y la madre”.

Un sencillo recurso nos ayudará a planificarlo todo con las mejores garantías: una llamada telefónica nos permitirá conocer los 3 aspectos clave que debemos conocer de manera rápida y directa:

1. Recepción de la invitación por parte del interlocutor válido.

2. Conocer su interés por asistir.

3. Confirmar su asistencia y acompañantes.

Esta llamada establecerá un trato directo con nuestros clientes que, a parte de los beneficios económicos que  nos supondrá en la organización y optimización de los recursos, nos permitirá transmitir una mejor imagen de nuestra compañía, proyectar un evento “serio” y reflejar la importancia que tienen para nosotros todos nuestros clientes.

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