¿Cómo mejorar el TMO en un call center?

El TMO (Tiempo Medio de Operación) es una de las métricas más importantes en un centro de contacto. Para mejorar el TMO en un call center es necesario asegurarse de que cada interacción sea lo más eficiente posible sin perder de vista la calidad del servicio.

Un TMO elevado puede ser señal de ineficiencias operativas, pero bajar ese número no debe ser sinónimo de apresurarse o comprometer la experiencia del cliente.

Desde nuestro contact center te compartimos algunas estrategias prácticas para mejorar el TMO en un call center de manera efectiva.

Mejorar el TMO en un call center: ¿por qué es importante?

Para entender por qué debes prestar atención al TMO, primero debes saber qué es. El TMO mide cuánto tarda, en promedio, un agente en completar una llamada, incluyendo tanto la conversación como las tareas administrativas post-interacción. Es un indicador de la eficiencia operativa y la productividad.

Pero no te preocupes, no todo se reduce a hacer que los agentes se apresuren. Mejorar el TMO no significa que debas reducir el tiempo de llamada a toda costa. Se trata de lograr que cada llamada se maneje de manera más eficiente, sin comprometer la calidad de atención teniendo en cuenta la importancia de la experiencia del cliente.

6 Estrategias para reducir el TMO sin perder calidad

Aquí van seis estrategias para lograr bajar el TMO en un call center. Si las implementas correctamente, tu call center se volverá más ágil, eficiente y ofrecerá una experiencia si cometer errores en la atención al cliente.

1. Capacita a tus agentes para ser más eficientes

La base de cualquier mejora en el TMO empieza con la formación. Si los agentes tienen el conocimiento y las herramientas para resolver problemas, el tiempo por llamada disminuirá considerablemente.

Además de la capacitación, no olvides potenciar habilidades interpersonales, como la comunicación asertiva y la gestión emocional. Con un equipo preparado, las soluciones se encontrarán y el cliente se sentirá satisfecho.

Consejo: organiza sesiones de entrenamiento regulares y actualiza los recursos de formación para asegurar que tus agentes estén siempre al día.

2. Automatiza procesos repetitivos

La automatización es una de las mejores maneras de reducir el TMO sin afectar la calidad. Utiliza herramientas como IVR, chatbots o CRM inteligentes para hacer tareas repetitivas (como tomar datos o verificar cuentas) antes de que el agente se involucre directamente.

Esto permite que los agentes se concentren en lo que realmente requiere su intervención, como resolver problemas complejos u ofrecer soluciones personalizadas. No se trata de quitarle el toque humano, sino de optimizar el tiempo para que los agentes estén más enfocados en lo que importa.

Consejo: 8 consejos para usar el chat con clientes.

3. Asigna las llamadas de forma inteligente

La asignación correcta de llamadas es importante para mejorar el TMO. No dejes que tus agentes se encarguen de casos fuera de su área de especialización. Dirigir a cada cliente al agente adecuado hace que el tiempo de resolución se reduzca considerablemente.

Consejo: utiliza sistemas que permitan distribuir las llamadas de manera automática según las habilidades del agente o la urgencia del caso.

4. Simplifica los procesos internos

Revisa los procesos internos que tus agentes deben seguir durante una llamada. Si algunos pasos son innecesarios o complicados, es hora de simplificarlos. Esto incluye desde la forma de verificar datos hasta los protocolos de escalamiento de incidencias. Cuanto más simples y claros sean, menos tiempo se perderá.

Beneficio: menos pasos innecesarios significan que cada llamada se maneje de manera más eficiente, reduciendo el TMO de forma natural.

5. Usa scripts claros, pero flexibles

El uso de scripts optimizados es fundamental para reducir el TMO. Los scripts no deben ser tan rígidos que impidan a los agentes adaptarse a cada situación, pero sí deben ser lo suficientemente claros para guiarlos de manera eficiente.

La importancia del script en la emisión de llamadas es algo para tener en cuenta. Un buen script ayuda a los agentes a mantener la conversación en el camino correcto y resolver problemas rápidamente. Asegúrate de que los scripts estén siempre actualizados y sean relevantes para los casos que más frecuentemente se presentan.

6. Monitorea el rendimiento en tiempo real

El monitoreo en tiempo real te permite identificar de inmediato cualquier desviación en los tiempos de las llamadas. Las herramientas de supervisión permiten que los supervisores detecten cuándo un agente está teniendo dificultades, lo que brinda la oportunidad de intervenir antes de que el TMO se vea afectado.

Consejo: utiliza un sistema de análisis en tiempo real para obtener información sobre cómo los agentes manejan las llamadas y ofrece retroalimentación inmediata para mejorar la eficiencia.

La importancia del análisis continuo

Reducir el TMO es un proceso continuo. No basta con implementar una estrategia y olvidarse del asunto. Es fundamental realizar seguimiento y análisis constante para asegurarse de que las mejoras sean sostenibles a largo plazo.

Revisa regularmente tus métricas de TMO, así como la satisfacción del cliente. Si bien el objetivo es reducir el TMO, es fundamental que no lo hagas a expensas de una experiencia de cliente deficiente.

Beneficio: al monitorear tanto la eficiencia como la calidad del servicio, puedes realizar ajustes periódicos y optimizar la gestión de clientes.

Bajar el TMO sin perder calidad

Optimizar el tiempo medio de llamadas es más que una cuestión de rapidez. Se trata de crear un ambiente en el que la eficiencia y la satisfacción del cliente coexistan de manera armónica. Las estrategias que hemos compartido aquí te ayudarán a reducir el TMO y optimizar todos los aspectos operativos de tu call center.

En Tu Voz, somos un call center 24 horas que nos especializamos en personalizar soluciones que permiten mejorar la eficiencia sin perder calidad en la atención. Si necesitas ayuda para optimizar tu call center y reducir el TMO, contáctanos hoy mismo. Estamos listos para ofrecerte la mejor solución.

¿Estás listo para mejorar el TMO de tu call center?

Ponte en contacto con nosotros y descubre cómo podemos ayudarte a optimizar las operaciones de tu call center.

Referencias

• What is average handle time (AHT) and how do you calculate it? -  Disponible en: https:// zendesk.com/blog/average-handle-time
• ¿Qué es el TMO? Significado y cómo mejorarlo en un call center – Disponible en: https:// veridas.com/es/tiempo-medio-operativo/

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¿Qué es un call center y cómo funciona?

Las empresas actuales necesitan mantener una comunicación constante y eficaz con sus clientes. Entender qué es un call center y cómo funciona te ayudará a descubrir por qué estas estructuras organizativas se han convertido en pilares estratégicos para cualquier negocio. 

Como contact center, trabajamos con tecnología avanzada y personal especializado para ofrecer respuestas ágiles y eficaces. Descubre a continuación todos los secretos operativos de los centros de llamada.

¿Qué es y qué servicios ofrece un call center?

Un call center, o centro de llamada, es una oficina o departamento centralizado que gestiona un gran volumen de comunicaciones telefónicas, tanto entrantes como salientes, con el objetivo de dar soporte o vender productos y servicios. Su misión principal es actuar como el punto de contacto directo entre una empresa y sus clientes actuales o potenciales. Sin embargo, su labor ha evolucionado y hoy integra múltiples canales. 

Actualmente, el call center ofrece una amplia variedad de servicios adaptados a diferentes necesidades:

• Atención al cliente, resolviendo consultas o tramitando gestiones.
• Soporte técnico, guiando al usuario paso a paso para solucionar problemas.
• Televenta o prospección comercial, mediante llamadas planificadas.
• Realización de encuestas, tanto de opinión como de satisfacción.
• Recuperación de clientes, con estrategias de fidelización y reactivación.

Estas funciones hacen del call center un recurso clave en la estrategia de comunicación de muchas empresas.

Tipos de call center según su función

No todos los centros de llamadas operan de la misma manera. Su estructura y tecnología se adaptan al propósito principal de la comunicación, lo que da lugar a distintas tipologías. Conocerlas te ayuda a identificar cuál se ajusta mejor a las necesidades de un negocio.

Call center inbound 

El call center inbound, o de llamadas entrantes, se especializa en la recepción de comunicaciones iniciadas por el cliente. Su equipo de agentes está formado para resolver consultas, gestionar reclamaciones, proporcionar soporte técnico o tramitar pedidos. La proactividad y la capacidad de resolución son las habilidades más valoradas en este modelo, donde la satisfacción del cliente es el principal indicador de éxito.

Call center outbound

A diferencia del anterior, el call center outbound, o de llamadas salientes, se centra en contactar activamente con los usuarios. Los agentes comienzan la comunicación para objetivos concretos como la venta de productos o servicios (telemarketing), la concertación de citas comerciales, la realización de encuestas de opinión o el seguimiento postventa. Aquí, la persuasión y la consecución de metas comerciales marcan la pauta.

Call center mixto

Este modelo, también conocido como blended, combina las funciones de un centro inbound y outbound. Los agentes gestionan tanto las llamadas entrantes como las salientes, lo que permite una gran optimización de los recursos. Cuando el volumen de llamadas recibidas disminuye, el equipo se dedica a tareas de emisión, lo que asegura una productividad constante y una visión integral del ciclo de vida del cliente.

Call center virtual/cloud

La tecnología cloud computing ha transformado el sector. Un call center virtual opera a través de internet, sin necesidad de una ubicación física centralizada. Los agentes se conectan al sistema desde cualquier lugar, lo que aporta una flexibilidad sin precedentes. 

Este enfoque facilita la contratación de talento especializado sin barreras geográficas y permite ofrecer un servicio de call center 24 horas, adaptado a las demandas de un mercado global.

¿Cómo funciona un call center?: proceso paso a paso

El funcionamiento interno de un centro de llamadas es un proceso bien orquestado que combina el factor humano con tecnología avanzada. Cada interacción sigue una serie de etapas diseñadas para garantizar la eficiencia y la calidad del servicio. 

Comprender esta operativa desvela el verdadero valor y la complejidad que se esconde detrás de cada llamada y los beneficios de contratar un call center para gestionarla.

Recepción o emisión de la llamada

El proceso arranca con el contacto. En una operación inbound, el cliente llama a la empresa. En un outbound, el agente inicia la llamada. Aunque el teléfono sigue siendo el canal principal, los centros modernos gestionan interacciones a través de correo electrónico, chat en vivo, mensajería instantánea y redes sociales, ofreciendo una experiencia omnicanal.

Enrutamiento inteligente

Una vez que una llamada entrante ingresa al sistema, la tecnología entra en juego. Los sistemas de Distribución Automática de Llamadas (ACD) y de Respuesta de Voz Interactiva (IVR) se encargan de dirigirla al agente más adecuado. Los criterios de enrutamiento son variados: el idioma del cliente, la habilidad específica del agente (por ejemplo, soporte técnico o facturación) o la prioridad del contacto.

Gestión de la interacción

Aquí es donde el agente toma el control. Su trabajo comienza con una escucha activa para comprender la necesidad del usuario. Se apoya en guiones y en el software CRM (Customer Relationship Management), que le proporciona todo el historial del cliente. Durante la conversación, el objetivo es resolver la consulta de manera eficaz, mientras se miden tiempos clave como el Tiempo Medio Operativo (TMO) para asegurar la productividad. 

Cierre y registro

Al finalizar la llamada, el trabajo no termina. El agente debe documentar toda la interacción en el CRM, detallando el motivo del contacto, la solución aportada y cualquier paso a seguir. Este registro es vital para el seguimiento futuro, la creación de tickets de soporte si es necesario o el envío de encuestas de satisfacción para medir la calidad del servicio prestado.

Ventajas de contar con un servicio de call center externalizado

Las ventajas de externalizar el servicio de atención al cliente mediante un call center permiten a las empresas concentrarse en su actividad principal mientras garantizan comunicaciones profesionales. La externalización elimina la complejidad de gestionar equipos especializados y mantener tecnología actualizada.

A su vez, contar con un proveedor externo especializado ofrece beneficios muy concretos para cualquier organización:

• Profesionalización: agentes especializados por sector con formación continua y experiencia contrastada.
• Tecnología integrada: IVR, CRM y herramientas de análisis de última generación sin inversión inicial.
• Optimización de costes: sin inversión en infraestructura, personal ni mantenimiento tecnológico.
• Escalabilidad flexible: adaptación inmediata a picos de demanda estacional o campañas especiales.

Esperamos que esta guía te haya aclarado qué es un call center y cómo funciona en realidad. Como hemos visto, es mucho más que un servicio de atención telefónica; es un aliado estratégico que cuida la comunicación con tus clientes y potencia el crecimiento de tu empresa. En Tu-Voz, convertimos cada llamada en una oportunidad para fortalecer tu marca.

Referencias:

• Geraghty, S. (2017, octubre 10). The Pros and Cons of Call Center Outsourcing. Talkdesk Blog. https:// talkdesk.com/blog/the-pros-and-cons-of-call-center-outsourcing/

• Indeed. (s.f.). Call Center Outsourcing (When and When Not to Outsource). https:// indeed.com/hire/c/info/call-center-outsourcing

• Vonage. (2025, febrero 7). Call Center Outsourcing: How It Works and Why You May Want to Choose a Different Path. https:// vonage.com/resources/articles/call-center-outsourcing/

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Diferencias entre contact center y call center

Muchas compañías confunden ambos conceptos o los utilizan indistintamente, sin conocer las implicaciones reales de cada modelo. Entender las diferencias entre contact center y call center te ayudará a elegir la solución que mejor se adapte a tu negocio. 

Mientras que el call center tradicional se limita exclusivamente a la gestión telefónica, un contact center como el nuestro integra múltiples canales de comunicación para ofrecer una experiencia completa al cliente. Te explicamos las cinco diferencias clave que marcarán el futuro de tu atención al cliente.

Contact center vs. call center: conceptos básicos y evolución

Para comprender sus diferencias, primero debemos delimitar cada concepto. Un call center es un centro de llamadas que gestiona las interacciones con los clientes exclusivamente por teléfono. Tradicionalmente, su propósito principal ha sido atender un gran volumen de llamadas entrantes (atención al cliente) y salientes (telemarketing, encuestas). La métrica principal es la eficiencia: cuántas llamadas se atienden y en cuánto tiempo.

Por su parte, el contact center es la evolución lógica del modelo anterior en un mundo digitalizado. Además de las llamadas telefónicas, integra múltiples canales de comunicación. Aquí hablamos de correos electrónicos, chats en vivo, mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram), redes sociales y hasta videollamadas. 

Esta transición marca el paso del call center al contact center, un cambio impulsado por la necesidad de ofrecer un contacto más integral, coherente y adaptado a las preferencias del usuario de hoy.

5 diferencias clave entre contact center y call center

Las distinciones entre ambos modelos afectan directamente a la calidad del servicio y la eficiencia operativa. Analicemos las cinco diferencias más relevantes.

1. Canales de atención: unicanal vs. omnicanal

El call center tradicional opera exclusivamente a través del canal telefónico. Los agentes gestionan llamadas entrantes y salientes mediante sistemas de distribución automática y respuesta de voz interactiva. Aunque tengas un call center 24 horas, la comunicación se limita a una única vía.

En contraposición, el contact center adopta un enfoque omnicanal que abarca teléfono, correo electrónico, chat en vivo, redes sociales, WhatsApp, SMS y videollamadas. Esta diversidad permite a los clientes elegir su canal preferido y cambiar entre diferentes medios sin perder el contexto de la conversación.

La omnicanalidad garantiza continuidad en la comunicación. Un cliente que inicia una consulta por email y continúa la conversación telefónicamente, encuentra toda su información disponible al instante.

2. Tecnología: herramientas vs. plataformas integradas

Los call centers emplean herramientas básicas como IVR (Interactive Voice Response) y ACD (Automatic Call Distribution). Estos sistemas, aunque eficaces para la gestión telefónica, operan de forma aislada y ofrecen funcionalidades limitadas.

Los contact centers implementan plataformas integradas que unifican todos los canales de comunicación. Incorporan CRM avanzados, chatbots con inteligencia artificial, análisis predictivo y automatización de flujos de trabajo. Esta integración tecnológica proporciona una visión 360º del cliente y optimiza los procesos internos.

La diferencia tecnológica impacta directamente en la productividad. Mientras que un agente de call center maneja únicamente llamadas, un agente de contact center gestiona múltiples interacciones simultáneas desde una interfaz unificada.

3. Objetivo: resolución vs. experiencia del cliente (CX)

El call center prioriza la resolución rápida de incidencias y consultas. Las métricas principales incluyen tiempo medio de llamada, número de llamadas atendidas y tasa de resolución en primera llamada. El enfoque se centra en la eficiencia operativa.

En cambio, el contact center sitúa la experiencia del cliente en el centro de su estrategia. Además de resolver problemas, busca crear interacciones personalizadas, anticiparse a las necesidades y construir relaciones duraderas. Las métricas abarcan satisfacción del cliente (CSAT), Net Promoter Score (NPS) y Customer Effort Score (CES).

Esta diferencia de enfoque determina el rol del contact center en la estrategia de fidelización de clientes, ya que prioriza la calidad de la interacción sobre la velocidad de resolución.

4. Estrategia: reactiva vs. 360º proactiva

Los call centers adoptan una estrategia reactiva, respondiendo a las solicitudes cuando el cliente realiza una llamada. El flujo de trabajo depende completamente de la iniciativa del cliente para establecer contacto.

Los contact centers combinan estrategias reactivas y proactivas. Además de atender solicitudes entrantes, utilizan análisis de datos para identificar oportunidades, enviar comunicaciones preventivas y contactar a clientes antes de que surjan problemas. 

La proactividad se extiende al marketing relacional, campañas de retención y seguimiento postventa. Esta aproximación integral transforma la atención al cliente en una herramienta estratégica de crecimiento empresarial.

5. Escalabilidad: limitada vs. adaptativa

La escalabilidad de un call center presenta limitaciones técnicas evidentes. Ampliar la capacidad requiere inversión en líneas telefónicas adicionales, equipos físicos y espacios de trabajo. Los costes de crecimiento aumentan proporcionalmente al volumen de llamadas.

Por el contrario, los contact centers ofrecen escalabilidad flexible y adaptativa gracias a la digitalización y la nube. Incrementar la capacidad implica configurar nuevos canales digitales, ajustar algoritmos de distribución y activar funcionalidades automáticas. La flexibilidad tecnológica permite adaptarse rápidamente a picos de demanda sin inversiones significativas.

Tabla comparativa: call center vs. contact center

Para que visualices las diferencias de un solo vistazo, hemos preparado esta tabla resumen.

¿Contact Center o Call Center? Claves para elegir según tu negocio

La elección depende directamente de tus objetivos empresariales. Si tu negocio requiere gestionar un alto volumen de interacciones muy específicas y transaccionales, como la concertación de citas o la resolución de incidencias técnicas sencillas, el call center es una buena elección. Puedes consultar aquí cuáles son los beneficios de contratar un call center si estás valorando este modelo.

No obstante, si buscas construir relaciones a largo plazo, diferenciarte por un servicio al cliente excepcional y entender a tu audiencia en profundidad, necesitas un contact center. Es la opción idónea para empresas que ponen al cliente en el centro de su estrategia, desde e-commerce y retailers hasta compañías de seguros o servicios B2B que demandan un trato personalizado.

En definitiva, la diferencia entre contact center y call center define el tipo de relación que quieres forjar con tus clientes. En Tu-Voz, apostamos por un enfoque integral que no solo resuelve, sino que conecta y fideliza, asegurando que cada interacción sume valor a tu marca.

Referencias:

• McKinsey & Company. (2021, enero 28). A new growth story: Maximizing value from remote customer interactions. https:// mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/a-new-growth-story-maximizing-value-from-remote-customer-interactions

• Medallia. (2023, agosto 8). Centro de llamadas vs centro de contacto: Principales diferencias. Medallia Blog. https:// medallia.com/es/blog/call-center-vs-contact-center-principales-diferencias/

• Sitrin, Z. (s.f.). Contact Centers vs. Call Centers: What’s the Difference? Salesforce. https:// salesforce.com/service/contact-center/contact-center-vs-call-center/

• Tyagi, A. (2024, febrero 2). Call Center Vs. Contact Center: What's the Difference in 2024? Customer Service. Sprinklr Blog. https:// sprinklr.com/blog/call-center-vs-contact-center-differences/

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