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Si hay que ir se va pero… ¿a qué hora quedamos?. Puerta fría: The End

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concertacion de visitasEl camino para conseguir los objetivos en una visita comercial

En el mercado actual la avalancha de ofertas ha llevado a que la captación a puerta fría haya dejado de ser rentable para los equipos comerciales, generando pérdidas de tiempo y dinero para las empresas. Ahora, más que nunca, es necesaria la concertación de visitas comerciales antes de dirigirnos a nuestros potenciales clientes si queremos que alguien nos escuche.

El proceso para la concertación de visitas comerciales requiere mucho tiempo y dedicación, así como una planificación adecuada para contactar con el interlocutor válido en el momento preciso. Esta actividad es una más dentro de nuestro trabajo diario y, posiblemente, la más importante, ya que es el primer paso que vamos a dar de cara a nuestro potencial cliente y es fundamental comenzar con buen pie. Es primordial, en la amplia competencia que hay en el mercado, conseguir ser el primero en llevar tus productos o servicios a los clientes y presentárselos al decisor cualificado, aquel que realmente tenga la capacidad de decidir en el proceso de compra. Si te das una vuelta por su empresa sin haber quedado con él y piensas que dejará lo que está haciendo para atenderte a ti, a D. Puerta Fría Martínez,  estás equivocado.

La concertación de vistas es un elemento clave en la acción comercial: es el punto de partida del proceso de ventas y el que te llevará, posiblemente, primero a presentar una oferta y, segundo, tener la posibilidad de cerrar una oportunidad de negocio.

Está claro que cada comercial cree tener la fórmula magistral para concertar sus visitas y que cada maestrillo tiene su librillo, pero aquí destacamos algunas técnicas esenciales para conseguir los objetivos:

1-      BBDD: hay que disponer de una BBDD de nuestro público objetivo. De nada valdrá una mala segmentación del mercado potencial, que lo único que conllevará será pérdida de tiempo y dinero. Si vendes ruedas, por ejemplo, asegúrate que llamas a potenciales clientes del sector automoción, recambios,… y no a peluquerías o farmacias. Parece una tontería sí, pero aún sigue pasando desapercibido para muchos. Del mismo modo, aunque vendas ruedas, y creas tener como mercado potencial todas las empresas de  automoción, estás equivocado: segmenta bien el perfil de tu cliente potencial y se realista contigo mismo y no engañes a tu propia empresa, ya que no es lo mismo llamar a la Merdeces Benz, y querer hablar con el primo de Angela Merkel en Alemania para venderle tus gomas, que llamar al taller de la esquina. No es lo mismo querer vender 20 ruedas que 2.000 o 20.000. Debes conocer quién es realmente tu cliente potencial antes de empezar poner en marcha cualquier acción comercial.

2-      Interlocutor: igual que conocemos nuestro producto, debemos conocer la figura del comprador en la empresa a la que nos dirigimos. Si no disponemos de los datos concretos de la persona de contacto adecuada, tendremos que afinar a la hora de dirigirnos al interlocutor válido. En ocasiones, y dependiendo de las características de nuestros productos o servicios, deberemos intentar presentárselo a 2 áreas o departamentos distintos.  El tamaño de la empresa a la que nos dirijamos también será determinante a la hora de dirigirnos a un departamento u otro. Por ejemplo: en la zapatería de la esquina seguro será el gerente el que tomará la decisión final y con él tendremos que tratar cualquier tema relevante. Sin embargo, si queremos venderle algo a Telefónica y llamamos por teléfono para preguntar por el gerente pues…. va a ser que no. De la misma manera que si llamamos al Bar Manolita y preguntamos por el Chief Information Officer. Nuestro mensaje será erróneo desde la primera palabra que salga de nuestra boca.

Como hemos señalado, y dependiendo sobre todo del producto o servicio que queramos ofrecer, si no vemos una claridad manifiesta en nuestro interlocutor, en que él es el único y verdadero responsable del tema que le presentamos, no estará de más intentar hablar con 2 personas/departamentos diferentes para sondear el mercado y tener la seguridad de si realmente interesa o no nuestra oferta.

3-      Argumentario: Antes de que nos pongamos a llamar sin más es importante preparar la argumentación de la llamada y lo primero que nos tenemos que preguntar es qué necesito transmitir a mi interlocutor y que necesito obtener en esa interacción: tengo que ofrecer “lo mío” pero también tengo que conocer “lo suyo” para tratar de averiguar qué pueden necesitar, ir al grano y centrar al máximo el mensaje y que éste capte su atención. Debemos plantear tanto las ventajas a priori como las desventajas para poder argumentar en ambos casos sin titubeos. Si como hemos comentado anteriormente nuestro producto lo permite, el tratar de dirigirnos a diferentes departamentos nos permitirá reorientar el mensaje en uno u otro sentido con un lenguaje más apropiado: por ejemplo, en el área comercial podremos mencionar “incrementar las ventas”, “captar clientes”,… en el área técnico “optimización de recursos”,… en el área financiero “ahorro de costes”, etc…

4-      Seguimiento y control de llamadas: es fundamental registrar y llevar un seguimiento de nuestras acciones para encontrar a la persona encargada del tema en cuestión en el momento adecuado: un seguimiento nos permitirá hablar con él si está, y si no está, saber cuándo puede estar para poder contactar con él en ese momento y que no se nos escape. Todo lo que registremos en la gestión de la concertación (interesados, no interesados y porqué,…) será una información de valor que nos permitirá mejorar la efectividad de posteriores campañas comerciales. Un “no interesado” a corto plazo no está perdido si podemos obtener información para volver a contactar en posteriores acciones. Llegar y besar el santo, aunque a veces pasa, no suele ser lo habitual, y el seguimiento continuado de clientes es lo que dará el futuro esperado: la venta.

Con esta estrategia predefinida todo será más fácil. La gestión de las concertaciones es una parte del trabajo más que lleva su tiempo, y el tiempo también tiene su precio. Hay que determinar si disponemos del tiempo adecuado para la correcta gestión de los clientes potenciales, de horas de trabajo, herramientas y recursos necesarios para pasar a la acción, o si delegamos este trabajo a una empresa especializada en estos servicios.

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